Vous pouvez créer un modèle de formulaire dans n'importe quel emplacement de Content Server pour lequel vous bénéficiez des autorisations appropriées. L'emplacement du Modèle de formulaire et de ses autorisations détermine qui peut y accéder et le lancer. Pour de plus amples informations sur les autorisations, reportez-vous à la section Autorisations.

Vous définissez des formulaires en réalisant les tâches suivantes :

• Ajout d'un Modèle de formulaire

• Définition des champs d'un formulaire sur un modèle de formulaire

• Choix d'une table de base de données

Après avoir défini un modèle de formulaire, vous pouvez réaliser les actions suivantes :

• Définir les vues personnalisées du modèle de formulaire. Pour plus d'informations sur les vues personnalisées, reportez-vous à Définition des vues personnalisées.

• Ajouter des formulaires. Pour plus d'informations sur l'ajout de formulaire, reportez-vous à la rubrique Définition d'un Formulaire.

• Utiliser un modèle de formulaire. Pour plus d'informations sur l'utilisation des formulaires, reportez-vous à la rubrique Utilisation des modèles de formulaire.

Ajout d'un Modèle de formulaire

L'administrateur et les utilisateurs disposant du privilège de création de modèles de formulaire peuvent créer des modèles de formulaire. Vous pouvez stocker les modèles de formulaire n'importe où dans Content Server. Par défaut, vous pouvez ajouter des modèles de formulaire simples, présents dans le module Forms. Si votre serveur Content Server comprend des modules PDF Forms et eForms optionnels, vous pouvez installer d'autres types de modèles de Formulaire.

Ajout de modèles de Formulaire des modules

Lorsque vous ajoutez un Modèle de formulaire, vous êtes invité à spécifier le type de modèle lorsque l'un des modules Forms est installé :

• Le module Web Forms vous permet d'ajouter des vues HTML personnalisées aux modèles de formulaire.

  Pour plus d'informations sur le module Web Forms, reportez-vous à la rubrique Présentation de Web Forms.

• Le module PDF Forms qui est un module optionnel, vous permet d'ajouter un formulaire PDF comme Modèle de formulaire.

  L'administrateur doit installer le module PDF Forms pour que vous puissiez utiliser les formulaires PDF Forms.

  Pour plus d'informations sur l'ajout d'un modèle de formulaire au format PDF et du module PDF Forms, reportez-vous à la rubrique Description des modèles de formulaire PDF.

• Le module eForms qui est un module optionnel vous permet d'utiliser eForms Management et les données dans Content Server.

  L'administrateur doit installer le module eForms pour que vous puissiez utiliser les formulaires électroniques.

  Pour plus d'informations sur l'ajout d'un modèle de formulaire eForm et du module eForms, reportez-vous à la rubrique Présentation de eForms Management.

Définition des champs d'un formulaire sur un modèle de formulaire

Vous définissez des champs du modèle de formulaire à l'aide de l'éditeur de formulaires, lequel vous permet d'ajouter et de configurer les champs que vous souhaitez afficher dans les formulaires basés sur ce module.

Vous pouvez définir des champs de valeurs simples, des champs de valeurs multiples, des listes déroulantes ou des cases à cocher. Vous pouvez ainsi déterminer la meilleure méthode d'entrée pour chaque donnée du formulaire. Par exemple, si un nouvel employé souhaite des cartes de visite embossées ou imprimées, vous définirez un attribut de case à cocher nommé Imprimé sur le formulaire de commande de fournitures de bureau. Ainsi les employés peuvent activer la case à cocher s'ils veulent des cartes imprimées ou la désactiver s'ils souhaitent des cartes embossées.

Après avoir défini les champs sur un modèle de formulaire, vous pouvez les modifier. Vous pouvez également définir des vues personnalisées du modèle de formulaire qui peuvent afficher ou masquer les champs. Le tableau suivant décrit les types de champs du modèle de formulaire.

	Note : Les utilisateurs disposant des privilèges d'administration appropriés peuvent également créer des attributs personnalisés.

L'attribut Définir vous permet de créer un ensemble de champs connexes de la même façon que vous définissez les champs du modèle de formulaire à l'aide du menu Ajouter un attribut dans l'ensemble. Par exemple, vous pouvez définir un ensemble nommé Nom de l'employé qui contient les champs Nom, Téléphone et Adresse e-mail.

Utilisation des champs Signature

Vous pouvez également ajouter un champ d'utilisateur de signature à un modèle de formulaire. Un champ de signature est similaire à un champ d'utilisateur, si ce n'est qu'il vous permet de sélectionner des utilisateurs ou des groupes ayant les droits Signataire accordés par le module eSign. Lorsque vous ajoutez un utilisateur ou un groupe à un champ, vous ne pourrez sélectionner que les groupes de signataires ou les utilisateurs ayant les droits Signataire.

	Note : Les champs signataires ne sont pas disponibles dans les formulaires PDF Forms ou eForms.

Pour plus d'informations sur eSign, reportez-vous à la rubrique Utilisation de tâches de signature.

Définition des propriétés de champ

Lorsque vous définissez un champ, vous spécifiez les propriétés du champ. Certaines propriétés se retrouvent dans plusieurs champs et d'autres sont uniques. Par exemple, tous les champs comprennent une propriété Nom, mais le champ de date est le seul type de champ présentant une propriété Inclure le champ Heure. Le tableau suivant décrit les propriétés de champ ainsi que les types qui les utilisent.

	Note : L'option Obligatoire est imposée pour un mécanisme d'envoi ou dans un workflow, mais pas pour un mécanisme de révision.

Choix d'une table de base de données

Vous pouvez associer un modèle de formulaire avec une table SQL (Structured Query Language) dans la base de données Content Server. Une table SQL vous permet de stocker des données de formulaire. Lorsque vous créez un formulaire basé sur le modèle, vous décidez d'utiliser ou non cette option, selon ce que vous souhaitez faire des données recueillies dans le formulaire.

Si vous n'utilisez pas de table SQL comme mécanisme de réserve, les mécanismes de révision et d'envoi stockent les données saisies dans les formulaires basés sur ce modèle comme des objets volumineux binaires dans les tables DTree et DVersData dans la base de données Content Server. Vous ne pouvez pas accéder directement aux données du formulaire enregistrées et basées sur ce modèle à l'aide des rapports LiveReport ou d'applications externes.

Vous pouvez spécifier une des méthodes de réserve de données suivantes :

• Utiliser une table de base de données SQL existante

• Utilisation d'une nouvelle table de base de données SQL

Utilisation d'une table de base de données SQL existante

Si vous associez une table de base de données SQL existante avec un modèle de formulaire, tous les champs du modèle doivent correspondre aux noms et types des colonnes dans la table spécifiée. La table peut compter plus de colonnes, mais pas moins. Pour tous les formulaires PDF basés sur ce modèle, les utilisateurs disposant des droits d'utilisation du formulaire appropriés peuvent utiliser Table SQL comme mécanisme de révision et d'envoi. Les mécanismes Table SQL stockent les données du formulaire sous forme d'enregistrements dans la nouvelle table de base de données. Vous pouvez accéder directement aux données du formulaire enregistrées dans la table SQL à l'aide des rapports LiveReport ou d'applications externes.

Vérification du schéma de base de données

Si vous avez besoin d'afficher le schéma d'une table de base de données SQL avant de sélectionner cette méthode, vous pouvez vérifier qu'il correspond au modèle de formulaire. Pour que le schéma corresponde (et que le modèle de formulaire fonctionne avec la table de base de données), il faut que les deux conditions suivantes soient remplies :

• le nombre de colonnes sur le modèle de formulaire est égal ou inférieur au nombre de colonnes de la table ;

• le type de données de chaque colonne du modèle de formulaire est compatible avec la colonne correspondante de la table.

Utilisation d'une nouvelle table de base de données SQL

Si vous associez une table de base de données SQL existante à un modèle de formulaire, Content Server utilise une partie de l'espace de sa base de données pour créer une table dont les colonnes correspondent aux champs du modèle. Pour tous les formulaires PDF basés sur ce modèle, les utilisateurs disposant des droits d'utilisation du formulaire appropriés peuvent utiliser Table SQL comme mécanisme de révision et d'envoi. Les mécanismes Table SQL stockent les données du formulaire sous forme d'enregistrements dans la nouvelle table de base de données. Vous pouvez accéder directement aux données du formulaire enregistrées dans la table SQL à l'aide des rapports LiveReport ou d'applications externes.

Si vous souhaitez créer une table de base de données SQL basée sur une table existante, vous pouvez exporter les commandes SQL nécessaires à la création de la table. Vous pouvez copier et coller les commandes dans l'éditeur de commandes SQL, puis soumettre les commandes pour créer la table.

	Note : Par défaut, la longueur de tous les champs de caractères CHAR (colonnes) est limitée à 255 caractères (les champs de texte multiligne s'appellent VARCHAR 2000). Une fois la syntaxe de la commande copiée et collée dans l'éditeur, vous pouvez modifier à loisir les longueurs par défaut. Cependant, vous ne devez pas supprimer de colonnes ni modifier les types de données.

Déconnexion d'une table de base de données

Si vous ne souhaitez plus associer une table de base de données SQL avec un modèle de formulaire, vous pouvez la déconnecter.