Un schéma de workflow est la mise en application prédéfinie d'un processus commercial qui implique généralement plusieurs utilisateurs et tâches. Par exemple, grâce à un schéma de workflow simple composé de quelques tâches qui impliquent un employé, un responsable et un représentant des ressources humaines, un employé peut faire une demande et obtenir une autorisation de congés. Un schéma de workflow complexe peut être composé de nombreuses étapes et nécessiter la participation de dizaines d'utilisateurs.
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Mise en application d'un processus commercial en tant que schéma de workflow
La manière de concevoir des schémas de workflow dépend votre processus commercial. Avant de commencer, familiarisez-vous avec les fonctions du schéma de workflow et réfléchissez à la manière dont vous allez traduire un processus commercial en schéma de workflow. Vous pouvez également définir votre processus commercial sur papier, puis essayer de le représenter sous la forme d'un organigramme. Un schéma de workflow terminé ressemble à un organigramme dont les symboles classiques sont remplacés par des étapes et des liens. Définir clairement le processus que vous souhaitez automatiser à l'aide d'un schéma de workflow vous permet de gagner du temps et d'éviter les erreurs de logique et autres erreurs.
Lorsque vous créez un organigramme de votre processus commercial, assimilez-le à un ensemble de tâches liées entre elles et qui aboutissent à un but final défini. Réfléchissez aux actions que vous souhaitez effectuer et aux personnes ou aux rôles (par exemple rédacteur, comptable ou documentaliste) qui effectueront chaque fonction. Une fois l'organigramme de votre processus terminé, vous pouvez commencer à créer votre schéma de workflow en faisant correspondre les tâches et les événements de votre organigramme avec les étapes de workflow qui leur sont le mieux adaptées.
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