Lorsque le traitement du workflow atteint une étape qui vous est assignée ou qui est assignée à un groupe dont vous êtes membre, celle-ci s'affiche sur votre page Mes tâches assignées et dans l'onglet Tâches assignées de la page Mes workflows. Pour savoir quelle tâche vous devez accomplir, vous devez afficher l'étape sur la page Etape du workflow. Exécutez ensuite l'une des opérations suivantes :

• effectuer les tâches de l'étape et faire suivre le traitement du workflow vers l'étape suivante ;

• accepter ou refuser l'exécution de la tâche si l'étape est assignée à un groupe dont vous êtes membre ;

• envoyer les tâches de l'étape pour vérification par un autre utilisateur avant de faire suivre le traitement du workflow vers l'étape suivante.

En outre, si l'auteur du workflow a rendu un workflow activable par e-mail, vous pourrez peut-être réaliser une tâche de workflow par e-mail. Pour plus d'informations sur la finalisation de tâches par e-mail, voir Réalisation de tâches assignées de workflow par e-mail.

	Note : Si vous souhaitez qu'un autre utilisateur, groupe ou sous-workflow effectue l'étape, vous pouvez la déléguer. Vous pouvez également envoyer l'étape à un autre utilisateur, groupe ou sous-workflow pour vérification. Pour plus d'informations sur la délégation des étapes ou l'envoi des étapes à la révision, reportez-vous aux rubriques Délégation d'une étape et Envoi d'une étape pour révision.

En général, les tâches assignées sont décrites dans le lot de travail de l'étape. Le lot de travail est composé des instructions, des fichiers, des commentaires et des autres informations utilisées dans le workflow qui apparaissent sur les pages Pièces jointes, Attributs, Commentaires et sur les autres fenêtres de la page Etape du workflow. Lors de l'exécution d'une tâche assignée, vous pouvez avoir à modifier des informations du lot de travail ou à en ajouter. Par exemple, si une tâche qui vous est assignée implique la rédaction d'un rapport, la page Pièces jointes du lot de travail peut contenir un document de traitement de texte contenant des instructions sur la manière de composer le rapport. Le rapport à rédiger peut être une feuille de calcul que vous devez joindre à l'étape pour que les autres intervenants du workflow aient accès aux informations contenues dans le rapport. Pour plus d'informations sur le lot de travail, reportez-vous à la rubrique Utilisation du lot de travail.

Utilisation des décisions

Lors d'une étape de workflow, selon sa configuration, vous pouvez avoir à prendre une décision concernant l'étape. Les décisions constituent une méthode rapide pour donner vos impressions sur l'étape et la valeur que vous choisissez peut influer sur le traitement du workflow. Par exemple, une étape contenant un document que vous devez vérifier peut présenter des décisions Approuver ou Rejeter. Si vous cliquez sur Approuver, le workflow passe à l'étape suivante mais si vous cliquez sur Rejeter, le workflow peut s'achever ou renvoyer le document à l'utilisateur qui vous l'a envoyé pour qu'il le retravaille. Les décisions apparaissent sur la page de l'étape sous forme de boutons. Il est possible de modifier leur nombre et leur nom.

Exécution de tâches de groupe

Une étape de workflow peut-être assignée à un utilisateur ou à un groupe. Par exemple, une étape qui demande au personnel de vérifier le solde de congés d'un employé peut être assignée au groupe Ressources humaines. Lorsque le workflow atteint l'étape, il apparaît sur la page Tâches assignées de tous les membres du groupe. Si vous êtes membre du groupe Ressources humaines, vous pouvez accepter ou refuser la responsabilité d'exécuter la tâche. Si vous acceptez la tâche, l'étape n'apparaît plus sur la page Tâches assignées des autres membres du groupe et vous devez effectuer la tâche.

Si vous appartenez à un groupe auquel la tâche a été assignée avec le paramètre Extension totale ou Extension d'un niveau, les intervenants du workflow peuvent travailler sur plusieurs tâches assignées simultanément. Dans ce cas-là, le workflow ne passera à l'étape suivante que lorsque tous les utilisateurs de l'étape du groupe auront achevé leur tâche.

Réalisation de tâches assignées de workflow par e-mail

Content Server permet aux concepteurs de workflows d'activer par e-mail des étapes de workflow. Lorsque le traitement du workflow atteint une étape activée par e-mail, Content Server envoie un message de notification aux utilisateurs assignés à cette étape, qui inclut des instructions relatives à la manière d'accomplir la tâche. Pour plus d'informations, consultez la section Réalisation de tâches assignées de workflow par e-mail.