Une étape Tâche de formulaire vous permet d'ajouter un formulaire à un processus de workflow. Les informations recueillies au cours d'une étape Tâche de formulaire peuvent être utilisées dans le workflow. Par exemple, une étape Evaluer peut utiliser les données du formulaire dans une expression conditionnelle qui détermine l'itinéraire du traitement du workflow. Vous devez activer et ajouter des formulaires dans le lot de travail Schéma de workflow avant de pouvoir utiliser l'étape Tâche de formulaire. Pour plus d'informations sur l'ajout et l'activation de formulaires, reportez-vous à la section Ajout de formulaires au lot de travail.
Lorsque vous définissez une étape Tâche de formulaire, vous devez spécifier les informations suivantes :
Définition des informations générales
Les informations générales que vous pouvez spécifier pour les étapes Tâche de formulaire comprennent le nom de l'étape, les instructions affichées dans la fenêtre Général de la page de l'étape de workflow pour un utilisateur qui accepte l'attribution de tâches à un groupe, l'utilisateur ou le groupe assigné à l'étape et les paramètres de date et de priorité suivants :
une date de commencement, qui correspond à la date à laquelle vous souhaitez que le travail sur l'étape débute ;
si Content Server recalcule les dates d'échéance du workflow une fois l'étape terminée ;
le formulaire à afficher sur la tâche si le lot de travail du workflow contient plusieurs formulaires ;
si l'étape doit être traitée en arrière-plan une fois que l'utilisateur pour lequel une tâche est assignée pour cette étape a fait suivre l'étape.
Pour plus d'informations sur les dates et les priorités, reportez-vous à la rubrique
Participation par e-mail aux tâches assignées
Vous pouvez autoriser par e-mail des groupes ou des utilisateurs assignés à des étapes Tâche de formulaire à effectuer des tâches sur ces étapes. Pour plus d'informations sur les étapes d'autorisation par e-mail d'une tâche de formulaire, reportez-vous à la section
Spécification de l'utilisateur assigné à l'étape Tâche de formulaire
L'étape Tâche de formulaire vous permet d'assigner la tâche définie dans l'étape à :
l'utilisateur avec une tâche assignée pour une étape de workflow précédente ;
un utilisateur avec une tâche assignée indiqué dans un attribut ;
des utilisateurs ou des groupes en fonction des conditions que vous créez à l'aide du générateur d'expressions ;
Spécification de la méthode d'assignation des tâches à un groupe
Si vous assignez l'étape à plusieurs utilisateurs ou groupes, vous devez sélectionner une des méthodes d'affectation de groupe pour indiquer comment les membres du groupe acceptent et effectuent la tâche :
Acceptation de membre nécessite que la tâche soit exécutée par un seul membre du groupe. Lorsqu'elle est prête, la tâche apparaît sur la page Tâches assignées de tous les membres du groupe. Dès que l'un des membres accepte la tâche, cette dernière est retirée de la page Tâches assignées des autres membres du groupe.
Acceptation de membre (Maintenir) nécessite que la tâche soit exécutée par un seul membre du groupe. Si un retour arrière survient pour que cette étape soit de nouveau prête, elle sera de nouveau assignée à l'utilisateur qui avait initialement travaillé dessus.
Développer d'un niveau nécessite que la tâche soit effectuée par chaque membre du groupe. Si le groupe comporte un ou plusieurs sous-groupes, un seul membre par sous-groupe devra exécuter la tâche. Dès que l'un des membres d'un sous-groupe accepte la tâche, cette dernière est retirée de la page Tâches assignées des autres membres du sous-groupe.
Extension totale nécessite que la tâche soit exécutée par chaque membre du groupe et éventuellement de ses sous-groupes. La vérification ne sera pas achevée tant que chaque membre du groupe et de ses sous-groupes n'aura pas achevé la tâche.
Utilisation des conditions pour assigner une étape Utilisateur
Vous pouvez utiliser le générateur d'expressions pour définir une série de conditions et les tests If, Else If et Else qui déterminent l'utilisateur assigné à une étape Tâche de formulaire en affectant l'étape à la première condition évaluée comme étant vraie. Pour plus d'informations sur le générateur d'expressions, reportez-vous à la rubrique