Pour définir une tâche à accomplir par un utilisateur ou un groupe, vous devez le faire dans une étape Utilisateur. L'utilisateur avec une tâche assignée pour l'étape peut lire les instructions que vous fournissez et effectuer le travail de la tâche. Une partie de l'exécution de la tâche peut nécessiter que l'utilisateur ait accès au lot de travail ou aux autres informations que vous avez configurées pour l'étape et qu'il puisse les modifier.
Pour assigner une tâche uniquement à l'initiateur du Workflow Carte, vous pouvez définir la tâche dans une étape Initiateur. Une étape Initiateur est identique à une étape Utilisateur, mais elle est toujours assignée à l'utilisateur qui lance le Workflow Carte. Vous pouvez également utiliser une étape Initiateur pour informer l'initiateur des événements qui se produisent lors du traitement. Par exemple, vous pouvez informer l'initiateur qu'un Workflow Carte est terminé en plaçant une étape Initiateur à la fin du Workflow Carte.
Quand une étape Utilisateur ou Initiateur devient l'étape active du Workflow Carte, et que la date du jour correspond ou est postérieure à la date de début de l'étape, l'étape apparaît sur la page Tâches assignées de l'utilisateur auquel la tâche est assignée et sous l'onglet Tâches assignées de la page Mes workflows. Si la tâche est assignée à un groupe Content Server, elle apparaît sur la page Tâches assignées et dans l'onglet Tâches assignées de la page Mes workflows de chaque membre du groupe. Selon les options du groupe définies pour l'étape, la tâche est exécutée par un des membres du groupe, par tous les membres ou par tous les membres du groupe et de ses sous-groupes.
Affichage des étapes Utilisateur et Initiateur
Les étapes Utilisateur et Initiateur permettent d'afficher le contenu du lot de travail du Workflow Carte dans une vue à deux cadres (par défaut) ou dans une vue de page unique. Pour plus d'informations sur le lot de travail, reportez-vous à la rubrique Utilisation du lot de travail.
Dans la vue à deux cadres, le cadre de gauche contient des liens vers tous les lots du lot de travail et celui de droite indique des informations sur le lot correspondant. Tous les lots s'affichent, qu'ils soient obligatoires pour approuver l'étape ou non.
Dans la vue à une seule page, le contenur du lot de travail est affiché sur une même page. Lors de la conception de l'étape Utilisateur ou Initiateur, vous choisissez les lots dans le lot de travail à afficher, ainsi que l'ordre dans lequel les afficher.
Pour plus d'informations, consultez la section Utilisation de la vue une seule page.
Assignation d'étapes Utilisateur
Lorsque vous configurez une étape Utilisateur, vous pouvez utiliser les options d'assignation avancées pour déterminer l'utilisateur avec une tâche assignée pour l'étape. Une étape utilisateur peut être assignée à :
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l'utilisateur avec une tâche assignée pour une étape de Workflow Carte précédente ;
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un utilisateur avec une tâche assignée indiqué dans un attribut ;
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un utilisateur ou des groupes en fonction des conditions que vous créez à l'aide du générateur d'expressions ;
Options d'assignation des tâches du workflow :
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Acceptation de membre / Acceptation de membre (maintenir)
Lorsqu'un groupe est défini en tant qu'utilisateur avec une tâche assignée, le groupe est défini en tant qu'utilisateur avec une tâche assignée dans la base de données et un membre du groupe doit accepter la tâche. Si la tâche est acceptée par un utilisateur, dans la base de données, l'utilisateur avec une tâche assignée bascule du groupe sur cet utilisateur.
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Développement d'un niveau / Développement total
Lorsqu'un groupe est défini en tant qu'utilisateur avec une tâche assignée, un sous-workflow est créé pour cette tâche même si le groupe ne contient qu'un seul membre. Le sous-workflow contient une tâche par membre du groupe et toutes les tâches doivent être transmises au workflow principal. L'utilisateur avec une tâche assignée dans le workflow principal correspond au groupe.
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Options Plusieurs utilisateurs/Plusieurs groupes
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Acceptation de membre / Acceptation de membre (maintenir)
Si la liste ne comprend qu'un seul utilisateur ou groupe, aucun sous-workflow n'est créé. Le seul membre du groupe doit accepter la tâche et la faire suivre. Si plusieurs utilisateurs ou groupes sont ajoutés à la liste, un sous-workflow est créé. Le sous-workflow contient une tâche pour chaque entrée de la liste. Si la tâche dans le sous-workflow est assignée à un utilisateur, ce dernier doit la faire suivre. Si la tâche dans le sous-workflow est assignée à un groupe, un membre de ce groupe doit l'accepter et la faire suivre. Si toutes les tâches du sous-workflow sont transmises, le workflow principal est également transmis.
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Développement d'un niveau / Développement total
Dans ce cas, un sous-workflow n'est créé que si plusieurs utilisateurs reçoivent une assignation. La liste est calculée à partir de tous les utilisateurs et groupes qu'elle contient. Si un seul utilisateur reçoit une assignation, l'utilisateur ayant la tâche assignée est défini sur cet utilisateur dans le workflow principal. Si un sous-workflow est créé, il contient une tâche par personne figurant dans la liste « Plusieurs utilisateurs/Plusieurs groupes » et toutes les tâches sont transmises au workflow principal. Si un sous-workflow est créé, la tâche dans le workflow principal n'est assignée à aucun utilisateur.
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Les rôles ne sont que des balises de remplacement qui sont remplacées pendant l'exécution. Le comportement dépend de la sélection (utilisateur ou groupe, plusieurs utilisateurs/plusieurs groupes).
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Pour plus d'informations sur l'utilisation du générateur d'expressions, reportez-vous à la rubrique Utilisation du générateur d'expressions.
Traitement des étapes en arrière-plan
Vous pouvez décider qu'une étape Utilisateur ou Initiateur sera automatiquement traitée en arrière-plan par l'Workflow Agent. Pour plus d'informations sur le Workflow Agent, reportez-vous à la rubrique Description de l'agent de workflow.
Participation par e-mail aux tâches assignées
Vous pouvez autoriser par e-mail des groupes ou des utilisateurs assignés à des étapes Utilisateur ou Initiateur à effectuer des tâches sur ces étapes. Selon la manière dont le Workflow Carte et les étapes ont été conçus, il est possible de traiter l'ensemble d'un Workflow Carte par e-mail.
Vous pouvez également autoriser des utilisateurs assignés à des étapes Tâche de formulaire à réaliser ces étapes par e-mail.
Lorsque le traitement du Workflow Carte atteint une étape de Workflow Carte activable par e-mail, Content Server envoie aux utilisateurs ou aux groupes auxquels cette tâche est assignée un e-mail indiquant que cette étape est prête. Les utilisateurs peuvent réaliser leur tâche au niveau de l'étape en répondant à l'e-mail de la tâche assignée de l'étape. Une fois le message de la tâche de l'étape reçu, Content Server envoie un message de confirmation à l'utilisateur. Les étapes activées par e-mail peuvent inclure bon nombre des fonctions d'étapes en option disponibles au niveau des étapes Utilisateur et Initiateur, telles que l'autorisation de délégation d'une étape ou d'envoi en vérification.
Si vous souhaitez empêcher les utilisateurs de travailler par e-mail sur une étape précise d'un Workflow Carte activable par e-mail, vous pouvez désactiver l'interaction par e-mail pour cette étape.
Pour plus d'informations sur la participation aux étapes activées par e-mail, voir
Définition des autorisations de l'étape Utilisateur
Les étapes Utilisateur et Initiateur comprennent des autorisations qui permettent à l'utilisateur avec une tâche assignée pour l'étape d'exécuter les opérations suivantes :
Autoriser les utilisateurs avec une tâche assignée à visualiser les commentaires
Si vous avez activé les commentaires dans le Workflow Carte, vous pouvez autoriser les utilisateurs avec une tâche assignée pour l'étape à visualiser tous les commentaires inscrits sur les étapes précédentes du Workflow Carte.
Autoriser les utilisateurs à envoyer l'étape pour vérification
Vous pouvez autoriser les utilisateurs à envoyer une étape à un autre utilisateur ou groupe ou à un sous-workflow pour qu'ils vérifient le travail effectué lors de cette étape. Par exemple, si vous créez une étape Utilisateur qui nécessite que l'utilisateur avec une tâche assignée écrive un rapport, et si vous l'autorisez à envoyer l'étape pour vérification, l'utilisateur avec une tâche assignée peut envoyer l'étape à un autre utilisateur pour que ce dernier vérifie la pertinence du rapport avant d'envoyer l'étape à l'étape suivante du Workflow Carte. Lorsqu'un utilisateur avec une tâche assignée envoie une étape pour vérification, l'étape n'apparaît plus sur la page Tâches assignées de l'utilisateur auquel la tâche a été assignée ni dans l'onglet Tâches assignées de la page Mes workflows de cet utilisateur. Cependant, elle apparaît sur la page Tâches assignées et dans l'onglet Tâches assignées de la page Mes workflows pour l'utilisateur ou le groupe auquel elle est assignée. A l'issue de la vérification, l'étape du Workflow Carte réapparaît sur la page Tâches assignées et sous l'onglet Tâches assignées de la page Mes workflows de l'utilisateur avec une tâche assignée pour l'étape.
Autoriser les utilisateurs à déléguer des étapes
Vous pouvez autoriser des utilisateurs à déléguer des étapes Utilisateur ou Initiateur à un autre utilisateur ou groupe lorsqu'ils souhaitent qu'un autre utilisateur ou groupe effectue la tâche de l'étape à leur place. Les utilisateurs avec une tâche assignée peuvent également réorienter l'étape vers un sous-workflow. Par exemple, si une étape nécessite un accord pour un bon de commande, vous pouvez autoriser l'utilisateur avec une tâche assignée pour l'étape à déléguer le bon de commande en attente à un autre workflow qui automatise la demande d'accord.
Contraindre les utilisateurs à authentifier les étapes
Vous pouvez contraindre les utilisateurs avec une tâche assignée à s'authentifier lorsqu'ils font suivre l'étape de workflow une fois le travail sur l'étape terminé. Si vous rendez l'authentification obligatoire, les utilisateurs avec une tâche assignée pour l'étape doivent fournir leur mot de passe Content Server pour que l'étape puisse être traitée. Lorsque vous activez l'authentification pour une étape, le système respecte les règles de connexion que l'administrateur a configurées pour Content Server. Par exemple, si l'administrateur a configuré un compte utilisateur pour qu'il soit désactivé après trois échecs de connexion à Content Server, cette règle est également utilisée lorsqu'un utilisateur tente d'accéder à une étape avec authentification. Si l'utilisateur ne parvient toujours pas à se connecter au bout de trois reprises afin d'effectuer une tâche pour cette étape, le compte Content Server de cet utilisateur est désactivé et le traitement de Workflow Carte s'arrête jusqu'à ce que l'étape puisse être terminée. Pour plus d'informations sur les règles de connexion Content Server, contactez votre administrateur.
Les décisions constituent une méthode rapide pour recueillir des impressions sur une étape Utilisateur ou Initiateur. La valeur d'une décision peut également servir à acheminer automatiquement le Workflow Carte ou à déterminer l'utilisateur avec une tâche assignée d'une étape Utilisateur. Vous pouvez indiquer jusqu'à cinq décisions. Par exemple, dans une étape qui demande à un utilisateur avec une tâche assignée de vérifier un document, vous pouvez définir des décisions Approuver, Rejeter ou Renvoyer pour que l'utilisateur avec une tâche assignée fasse un choix. Lorsque l'utilisateur avec une tâche assignée pour l'étape effectue la tâche, les décisions apparaissent sur la page de l'étape sous forme de boutons. Lorsque l'utilisateur avec une tâche assignée pour l'étape clique sur le bouton d'une décision, l'étape est traitée et la décision est enregistrée dans le Workflow Carte.
En outre, vous pouvez rendre obligatoire ou facultative la prise de décision par les utilisateurs avec une tâche assignée pour l'étape.