Supposons que votre entreprise ait conçu un workflow pour les notes de frais. Lorsque les employés engagent des dépenses remboursées par la société, ils remplissent un formulaire qui est automatiquement transféré vers un workflow qui automatise le traitement des notes de frais. Comme le recueil de toute la documentation pour les dépenses peut prendre du temps, le formulaire de note de frais requiert un mécanisme de révision permettant de créer des versions. Ainsi, les employés peuvent compléter le formulaire section par section.
Pour définir un formulaire de note de frais :
Créez un modèle de formulaire qui contient le texte, les champs et les boutons que vous souhaitez voir apparaître sur la note de frais. Pour plus d'informations sur la définition d'un modèle de formulaire, reportez-vous à la rubrique Définition d'un Modèle de formulaire.
Ajoutez un formulaire basé sur un modèle de formulaire. Lorsque vous définissez un formulaire, utilisez les paramètres suivants :
Dans la liste Mécanisme de révision, cliquez sur Versions Content Server.
Dans la liste Mécanisme d'envoi, cliquez sur Lancer le workflow.
Pour plus d'informations sur la définition des formulaires, reportez-vous à la rubrique Définition d'un Formulaire.
Ajoutez un schéma de workflow qui traite les notes de frais. Pour le schéma de workflow :
Activez l'option Formulaires dans le lot de travail du workflow, puis ajoutez le formulaire de notes de frais au lot de travail. Pour plus d'informations sur l'ajout de Forms à un schéma de workflow, reportez-vous à la rubrique
Utilisez une étape Tâche de formulaire ou mettez le formulaire à disposition dans les étapes Utilisateur. Pour plus d'informations sur les étapes de la Tâche de formulaire, reportez-vous à la rubrique
Configurez le workflow pour que la page Lancer ne s'affiche pas lorsqu'un utilisateur envoie le formulaire. Dans la définition de l'étape de départ, désélectionnez la case Demander un titre à l'initialisation sur la page Généralités du schéma de workflow et la case Afficher au lancement de la page Définition de l'étape de départ. Pour plus d'informations sur la définition des étapes de départ, reportez-vous à
Utilisation de l'exemple de notes de frais
Après avoir ouvert et travaillé avec le formulaire de notes de frais, vous pouvez enregistrer la version actuelle du formulaire. La prochaine fois que vous ouvrirez le formulaire, il affichera les valeurs précédemment enregistrées. Vous pouvez accéder aux versions antérieures dans l'onglet Versions du formulaire. Pour plus d'informations sur l'accès aux versions du formulaire, reportez-vous à la section Utilisation de Forms.
Une fois toutes les dépenses saisies, vous pouvez envoyer le formulaire. Lorsque le formulaire est envoyé, Content Server lance le workflow associé au formulaire et rend les données disponibles aux utilisateurs qui y participent.
Pour plus d'informations sur cette procédure, consultez la section Exemples de mécanisme de révision et d'envoi.